初めての取引先とのメールは緊張しますよね。
突然知らない人からメールが届くと、
この人は誰なのだろうか、
どんな人なのだろうかと不安に
なってしまいます。
そのため、挨拶文は慎重に書く
必要があります。
挨拶文は、始めと結びに書きます。
初めてメールを送る場合は、
「初めて」ということを強調する
書き方をする必要があります。
例えば、
「初めてのメールで失礼いたします」や
「突然のご連絡失礼いたします」といった
言い方をするのが良いでしょう。
結びの挨拶では、今後を示唆するような
書き方をするようにしましょう。
自分の名を名乗る際は、謙譲語を用い、
相手に敬意を払うような書き方に
するのが良い書き方と言えます。
例をここであげておきます。
・（会社名）で（役職名）を担当
しております（名前）と申します。
・（入社月）月に（会社名）に
入社しました（名前）と申します。
次に、なぜあなたが初めてメールを
送るのか理由や経緯を書きます。
あなたがメールを送った理由や経緯が
書かれていることで、個人や会社の
関係の人なのだということが分かり、
不安が軽減します。
このように書くことで、相手に不快な
思いをさせることのない挨拶文を
送ることができます。
目次
なぜ「初めて」を強調する必要があるの？相手の負担を意識すべし！
なぜ「初めて」ということを強調する必要があるのでしょうか？
先ほど、取引先に初めてメールを送る
場合は、「初めて」ということを
強調するべきだということを
説明させていただきました。
しかし、「初めて」送ることをなぜ
わざわざ強調する必要があるのかと
疑問に思いませんか？
なぜ「初めて送る」ことを強調する
必要があるのかは、「初めて送る」
ということを強調することで、
相手の負担が少なくなるからです。
相手が初めて送られてきたメールを
見たとき、「初めて」の強調が無いと、
「あれ？この人、前に何か送ってきたっけ？」
と相手側がメールの履歴を確認する必要が
生じてしまうことがあります。
わざわざメールの履歴を確認するのって
面倒ですよね。
著者もメールを送った相手との認識が
食い違っていたことがあり、履歴を
さかのぼる必要が出てきたことが
あったのでよく分かります。
膨大なメールの履歴から自分が
探しているメールを見つけるのは
かなり大変です。
そのうえで履歴が無かった場合、
相手の怒りを買うことにもなりかねません。
お互いの関係を良く保つためにも、
「初めて」の挨拶は丁寧に行うように
しましょう。
社会人なら当たり前！迷惑メールにならないための書き方とは？
本文の書き方が分かっても、宛名や件名、署名の書き方を間違えてしまうと、
相手が不審に思って迷惑メールに
してしまったり、マナーに反したメールに
なってしまったりします。
宛名は、会社（団体）名、部署名、
役職名、名前、敬称を書きます。
敬称は「様」を多用しがちですが、
名前や部署名・役職名が分からなかったり
会社全体に送る必要があったりして
会社名で止める場合は「御中」で書いたり、
役職名が敬称（社長など）の場合は
役職名で止めたりといったこともあるので、
間違えないようにしましょう。
著者も何度か敬称を間違え、
両親に打ち直しをさせられたり相手に
指摘されたりといったことがありました。
打ち直すのは面倒ですし、相手に失礼に
なってしまうと、今後の関係にも傷を
つけてしまうことにもなる恐れがあります。
相手に失礼になったり、手間を増やしたり
しないためにも、メールを送る前に
本当にこのメールを送ってしまって
大丈夫なのかといったことを
確認することをおすすめします。
件名には、このメールが
どんなメールなのかが一発で分かるような
ことを書きましょう。
初めて挨拶でメールを送る際は、
このように件名を書くのが良いでしょう。
「初めまして。私、（会社名）の（氏名）
と申します。」
こう書くことによって、送る側の人が
どんな人なのか、どんなメールを
送ってきたのかが大まかに分かりますよね。
このように、件名は本文の内容が一発で
伝わるようなものにしましょう。
最後には署名を書きます。
署名には、以下のことを書くのが
良いとされています。
- 会社名
- 所属部署名
- 役職
- 氏名
- メールアドレス
- 郵便番号と住所
- 電話番号
- FAX番号
- 自社サイトURL
どんな人なのかが一目で分かります。
多くのメールソフトで設定をしておけば
いちいち入力する必要がないため、
事前に署名を作成しておくことを
おすすめします。
まとめ
初めてメールを送る際には、第一印象が大切です。
相手も仕事をしている中で
あなたのメールを見ます。
忙しい中でメールを見ていただくわけ
ですから、失礼な態度を取ることは
許されません。
また、お互いの関係を良く保つためには、
礼儀は欠かせません。
礼儀をきちんとすることで、お互いの
信頼度も高くなり、より良い関係を
保つことができます。
著者のとある友人は、高校を卒業して
すぐに就職しましたが、友人はなかなか
メールを使う機会がなかったらしく、
会社に入社した当初はかなり迷惑を
掛けていたと話していました。
メールでも気を抜くことなく、
きちんとしたマナーを守って
送信するようにしましょう。
